Pesquisa de satisfação para eventos – Como fazer?

Pesquisa de satisfação para eventos se tornou um dos itens prioritários no checklist de organizadores.

E não é para menos. De forma geral, é possível notar como elas já tomaram conta de outros mercados.

Você costuma responder a pesquisas de satisfação após pedir delivery de comida, ao se hospedar em um hotel e após uma corrida feita em aplicativos de transporte, por exemplo.

Agora, mais do que nunca, os organizadores perceberam o quão importante é ouvir as considerações e percepções que os participantes tiveram do evento deles.

Afinal, sem os participantes, evento algum acontece.

Dessa maneira, se você está organizando ou planeja organizar um evento e se preocupa em oferecer uma experiência memorável aos participantes, não deixe de criar e aplicar uma pesquisa de satisfação no seu evento.

Com as dicas e instruções deste artigo, as edições futuras do seu evento têm tudo para surpreender os participantes.

O que é uma pesquisa de satisfação para eventos?

A pesquisa de satisfação para eventos é um instrumento que servirá para medir e avaliar a qualidade do seu evento.

Você irá colher informações sobre percepções e experiências que os participantes tiveram acerca do seu evento.

Assim, durante esse feedback você terá a chance de avaliar os pontos positivos e negativos de cada área do seu evento.

Por exemplo, você pode formular perguntas específicas sobre a experiência que eles tiveram ao se inscrever no evento, em cada palestra que participaram, com o conteúdo e a temática do evento…

Para que serve a pesquisa de satisfação para eventos?

Guarde isto: fazer perguntas ajuda a entender o que o seu público potencial pensa, quer e precisa.

Aplicar uma pesquisa de satisfação é ideal para o organizador:

Medir o sucesso do evento a partir do grau de satisfação do público

Proporcionar grandes experiências aos participantes pode fazer com que eles se tornem defensores e divulgadores do seu evento.

Em contrapartida, se o evento não atender às expectativas do participante, ele pode ganhar comentários negativos e não ser bem visto no mercado.

Para entender bem as percepções que os participantes tiveram sobre o seu evento, nada mais justo do que ouvir o que eles têm a dizer, certo?

A pesquisa de satisfação serve justamente para que os participantes tenham a chance de avaliar o seu evento.

Como as experiências variam de participante para participante, o ideal é que você consiga colher o máximo de feedbacks possíveis.

Além disso, verificar se os objetivos iniciais, traçados no planejamento estratégico, foram atingidos.

É justamente antes do evento acontecer que você determina objetivos como: que público quero alcançar com o evento? Por que estou organizando este evento? Como meu evento será lembrado pelo público?

Com base nas respostas dos participantes, você consegue extrair boas conclusões sobre o planejamento feito lá trás, quando seu evento ainda estava no papel.

Identificar pontos fortes e fracos

Com base nessa avaliação, você consegue perceber quais foram os pontos altos do evento e quais não deram certo e que, portanto, precisam de atenção especial em edições futuras.

Valorize e encare os feedbacks como algo construtivo e que vá te ajudar a oferecer, de uma próxima vez, a melhor experiência possível aos seus participantes.

Saber ouvir a opinião de como foi o evento é crucial!

Aliás, pode parecer difícil de acreditar, mas muitos organizadores sequer pedem um retorno do público.

Mapear temas e preferências para edições futuras

É justamente com o feedback dos participantes que você vai conseguir entender o que eles esperam para edições futuras do evento.

Temas, fornecedores, palestrantes.

Essa é a hora de perguntá-los.

Como fazer a avaliação do evento?

Na Even3, recebemos constantemente perguntas de como extrair o máximo de informações sobre a percepção que os participantes tiveram do evento.

Como organizador, pense sempre que para fazer uma ficha de avaliação do evento é preciso pensar em dois pontos: a ferramenta e o momento certo para obter o feedback do público.

Como assim?

Em relação à ferramenta, pense que existem inúmeras maneiras de realizar uma pesquisa de satisfação do evento.

Elas podem ser feitas em formulários impressos, questionários online (enviados por e-mails) ou ainda por enquetes em redes sociais.

A forma como vai ser executada fica a critério do organizador.

Atualmente, existem também tecnologias mais completas, como as plataformas para eventos, que auxiliam o organizador tanto na gestão do evento, como também na obtenção de feedbacks.

Já o momento, diz respeito ao “quando” o organizador deve pedir que os participantes respondam à pesquisa de satisfação.

Interromper um participante no meio de uma atividade para responder a um formulário certamente não é um momento ideal, entende?

O mais comum é que essa pesquisa de satisfação seja feita com o término do evento.

A pesquisa de satisfação pode ser aplicada no próprio local onde do evento (com o fim das atividades) ou em um ambiente virtual, após decorridos alguns dias do fim do evento.

Há ainda formas de entender a opinião dos participantes durante o desenrolar do evento. Você pode pedir que eles avaliem o nível de satisfação após o término de cada palestra ou atividade, por exemplo.

Ou sondar o que eles estão achando do evento em momentos de coffee break e networking.

É muito importante que o organizador tenha contato com o seu público.

Pesquisa de satisfação durante o evento

Com o evento acontecendo, o feedback é eficiente pois consegue capturar o sentimento dos participantes de forma imediata.

Não faz mal algum orientar a comissão organizadora e o staff a perguntarem aos participantes o que estão achando do evento.

Questionem se eles sentem falta de algo e o que acharam do nível das palestras e dos palestrantes.

Caso haja recursos, você pode investir em um aplicativo para o seu evento. Assim, os participantes conseguem atribuir notas (estrelas ou carinhas de satisfação) a cada uma das atividades do evento no momento em que elas terminam.

Pesquisa de satisfação pós-evento

A pesquisa de satisfação pós-evento é a chance do organizador ter uma visão mais ampla de como tudo, de fato, aconteceu!

Ela pode ser feita de forma tradicional, que é aquela em que o organizador distribui, ainda no local do evento, formulários impressos aos participantes.

Já outra maneira do organizador garantir, inclusive, que mais pessoas respondam ao questionário de avaliação do evento é enviá-lo no formato online.

Ferramentas para obter feedback na

1. Formulários impressos

O formulário de feedback impresso é a versão mais tradicional de obter a avaliação dos participantes.

É também uma das técnicas mais utilizadas pelos organizadores de eventos técnicos, científicos e acadêmicos.

Geralmente, esse trabalho é feito durante o coffee-break ou ao final do evento.

Como o formulário é aplicado ainda no local do evento, você vai estar disponível para tirar dúvidas e garantir que mais pessoas respondam ao questionário.

As percepções dos participantes sobre o evento ainda vão estar mais vívidas e isso pode motivá-los a dar opiniões mais sinceras sobre as atividades.

Porém, para que os participantes respondam às perguntas, eles precisam estar dispostos a parar suas atividades (um lanche, por exemplo) ou a estender o tempo de permanência no evento.

Nesses casos, investir em meios tecnológicos de fazer a avaliação do evento pode ser uma opção mais funcional.

2. Redes sociais

Criando uma hashtag exclusiva para o seu evento, você pode acompanhar, em tempo real, o comportamento do seu público.

O Twitter, Facebook e o Instagram são as redes sociais mais indicadas para se fazer esse tipo de interação.

E você ainda pode utilizar um telão para que as fotos e tweets dos participantes apareçam ao longo do evento, tornando a experiência do participante ainda melhor.

Essa é uma excelente estratégia de marketing para dar visibilidade ao seu evento.

Além disso, as redes sociais são uma forma valiosa de obter o feedback do público durante o evento.

3. Email marketing

Disparar email marketing é outra ferramenta bastante útil para fazer a avaliação do evento.

Lembrando que é preciso ter uma boa estratégia para estimular os destinatários a responderem.

Uma dica legal é, com o término do evento, enviar materiais que abordem o conteúdo do evento, como slides das palestras e fotos.

Após esses passos, será mais fácil que o participante responda ao questionário online.

Esse questionário pode ser feito por meio de ferramentas como o Google Forms, o TypeForm e o Survey Monkey.

4. Plataformas de eventos

Hoje em dia, plataformas de eventos, como a Even3, já disponibilizam um módulo destinado somente a feedbacks e à avaliação do evento.

Você pode fazer com que o preenchimento da pesquisa de satisfação seja uma condição para o download do certificado do evento.

Isso faz com que o número de avaliações do seu evento aumente consideravelmente, já que a grande maioria das pessoas que participam de eventos tem interesse em obter o certificado.

Boas práticas para elaborar um formulário de avaliação do evento

Para que você consiga obter o maior número possível de feedbacks sobre o seu evento, que tal seguir algumas boas práticas?

Entregue valor

Ao enviar um questionário online ou ao entregar o formulário nas mãos dos participantes, explique o porquê de querer ouvi-lo.

Explique o quão importante é a opinião dele para o seu evento e que precisa dela para construir eventos futuros ainda melhores.

Não exagere no número de perguntas

Uma dica valiosa para que as pessoas não desistam de responder ao questionário é limitar o número de perguntas.

Por isso, defina quais são as perguntas mais relevantes e que, consequentemente, são também prioritárias.

Indicamos que o seu questionário, seja ele impresso ou digital, tenha, no máximo 15 perguntas rápidas.

Divida o questionário em seções

Nada de misturar o processo de submissão de trabalhos com o de credenciamento. O ideal é que você divida as perguntas do questionário em seções.

Assim, fica bem mais fácil para o participantes respondê-las.

Varie no tipo de resposta: aberta, escala, única ou múltipla.

Respostas variadas trazem uma maior dinamicidade ao questionário e, por isso, o tornam mais atrativo e menos cansativo.

As respostas abertas são aquelas desenvolvidas no formato texto. Elas permitem mais detalhes, são subjetivas (isto é, variam de participante para participante) e exigem maior raciocínio e tempo do participante.

Como os comentários vão ser únicos, é possível ter insights maravilhosos com esse tipo de pergunta.

Já as perguntas fechadas são aquelas que não permitem o desenvolvimento de respostas subjetivas dos participantes.

Dessa maneira, eles têm que escolher uma única opção, múltiplas opções ou ainda atribuir notas ou graus de satisfação segundo uma escala.

São exemplos de perguntas do tipo escala: De 0 a 10, o quanto você recomendaria a palestra X a um amigo?

Carinhas, estrelas e notas são alguns exemplos bastante recorrentes nas pesquisas de satisfação para eventos.

Elas dão uma visão mais restrita, porém mais rápida da opinião que o participante teve acerca do evento.

Seja objetivo

Redija de forma adequada as questões e deixe claro qual é o seu objetivo. Sempre formule uma pergunta por vez e fuja de perguntas muito longas.

Agradeça aos participantes por terem dedicado 5 minutos do tempo deles para responder à pesquisa de satisfação do evento.

Mostre que a opinião deles têm valor e que servirá para aprimorar edições futuras do evento.

Portanto responda também às avaliações negativas! Essa é outra falha muito comum dos organizadores de eventos: não responder aos comentários negativos.

É importantíssimo responder a esses comentários esclarecendo o porquê daquele suposto erro ter ocorrido.

Isso mostra que o seu evento se preocupa com a opinião dos participantes e não quer que esses erros se repitam.

Que fatores avaliar do meu evento?

Você pode estruturar a avaliação do evento para diferentes perfis: participantes, palestrantes e até para a comissão organizadora!

Dessa maneira, avaliação pode ser feita durante e também após a realização do evento.

Alguns pontos são devem ser levados em consideração na avaliação do evento:

• Percepção que as pessoas tiveram sobre o evento – atendeu às expectativas ou não;
• Grade de programação;
• Nível dos palestrantes;
• Relevância do conteúdo apresentado;
• Instalações físicas;
• Limpeza e manutenção do local;
• Atendimento e suporte da organização;Qualidade dos materiais distribuídos;
• Divulgação do evento nas redes sociais;
• Parceiros e fornecedores do evento;
• Etapas do evento (credenciamento, emissão de certificados, submissão de trabalhos, avaliação dos trabalhos, etc.)

Gostou? Está preparado para fazer a pesquisa de satisfação do seu evento? Que  perguntas não podem faltar na avaliação do seu evento?

 

Esse texto foi escrito e postado originalmente no blog da Even3 – Plataforma líder no segmento de eventos técnicos e científicos no Brasil.

Materiais recomendados:

1. Curso de produção para eventos
2. Modelo de pesquisa de satisfação para eventos